DENUNCE

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INFORMAZIONI: Benvenuti nel canale etico di SCHOLAS OCCURRENTES. Seleziona se desideri effettuare una richiesta di informazioni sul nostro Codice etico di condotta o su altri regolamenti interni o se desideri presentare un reclamo:


L'utilizzo del canale etico SCHOLAS OCCURRENTES sarà effettuato in conformità con le Regole operative e l'Informativa sulla privacy, che è necessario leggere e accettare in precedenza. Si consiglia inoltre di leggere la sezione FAQ, in cui le risposte ad alcune delle domande frequenti.



SCHOLAS RECCURRENTES
C/ Hortaleza, 48 28.004 Madrid España
Teléfono: + +34 910 60 96 41

Regole operative del Canale Etico


PRIMO.- Scopo del Canale Etico
Il Canale Etico è lo strumento abilitato da SCHOLAS OCCURRENTES (di seguito, “SCHOLAS”), con domicilio a Madrid, C/Hortaleza, 48. 1º, Madrid (28.001 - Spagna), con NIF G-87291365, affinché le persone e le entità alle quali è applicabile il suo Codice Etico, possano porre consultazioni sul Codice Etico di SCHOLAS e sui protocolli interni ad esse applicabili, nonché, se del caso, in modo che qualsiasi persona possa presentare una denuncia interna per la presunta commissione di violazioni, irregolarità o atti illeciti nell'ambito di SCHOLAS o a scapito di questa organizzazione, sempre in conformità con le presenti Regole operative del Canale Etico. (“Regole operative”).


SECONDO.- Consultazioni sul sistema di conformità normativo di SCHOLAS
Tutte le persone e le entità alle quali è applicabile il Codice Etico di SCHOLAS, in conformità con le disposizioni della sezione VIII dello stesso ("Canale Etico"), possono sollevare qualsiasi dubbio che possa sorgere sul sistema di conformità normativo di SCHOLAS attraverso il modulo di consultazione online accessibile tramite il Canale Etico.


TERZO.- Principi di base di azione per la formulazione di denunce interne
Le persone che decidono di presentare una denuncia attraverso il Canale Etico devono farlo in buona fede, nel pieno rispetto della verità, con la convinzione di agire correttamente e solo a beneficio di SCHOLAS e/o della società in generale.
La formulazione di denunce false è espressamente vietata, in quanto contrarie alla legge, ai principi e ai valori di SCHOLAS.


QUARTO.- Fatti denunciabili
Tramite il Canale Etico, la presunta commissione di violazioni, irregolarità e atti illeciti nell'ambito di SCHOLAS - o a danno di essa - può essere denunciata (di seguito, "Fatti Denunciabili", al plurale, o il "Fatto Denunciabile", al singolare).


QUINTO.- Persone denunciabili
Tramite il Canale Etico, qualsiasi persona o entità che commette un Fatto Denunciabile può essere denunciata internamente come stabilito nella sezione precedente.


SESTO.- Persone che possono denunciare
Qualsiasi persona che sia a conoscenza della commissione di un Fatto Denunciabile può presentare una denuncia interna, indipendentemente dal rapporto con SCHOLAS.


SETTIMO.- Organi operativi del Canale Etico
Responsabile della Conformità normativa (“Compliance Officer”)
Il Responsabile della Conformità avrà a suo carico le seguenti funzioni:


i. gestire il Canale Etico, ricevendo attraverso di esso le consultazioni e le denunce interne che vengono fatte;
ii. informare il Comitato Etico di SCHOLAS in merito a consultazioni e denunce interne presentate tramite il Canale Etico;
iii. ammettere o meno le denunce presentate per il loro processo;
iv. istruire i fascicoli ai quali danno origine le denunce fatte, a meno che il Comitato Etico non decida di nominare un'altra persona o entità a tale scopo, mantenendo la riservatezza del denunciante che ha scelto di identificarsi con il suo nome e cognome;
v. fungere da interlocutore con il denunciante e con la persona o le persone denunciate; e
vi. collaborare all'esecuzione delle misure legali, tecniche, organizzative, di formazione o di qualsiasi altro tipo decise dal Comitato Etico di SCHOLAS in risposta alla denuncia interna presentata.


Comitato Etico di SCHOLAS
Le principali funzioni di questa organizzazione in relazione al Canale Etico sono:


i. designare la persona o l’entità che istruirà i fascicoli ai quali danno origine le denunce interne; e
ii. adottare le corrispondenti decisioni in merito alle denunce interne, come previsto nella sezione 8.7 dei presenti Principi di Segnalazione.


Il Comitato Etico sarà l'organismo responsabile di proporre alla direzione di SCHOLAS l'adozione delle misure di protezione, correttive e sanzionatorie applicabili in ciascun caso.
Questo organo dipende dai e riferisce direttamente ai Direttori Mondiali di SCHOLAS, che saranno responsabili di garantire la loro indipendenza ed efficacia; proporre la selezione, la nomina, la rielezione e il licenziamento dei membri del Comitato Etico, proporre il preventivo; ricevere informazioni periodiche sulle loro attività; e verificare che SCHOLAS tenga conto delle conclusioni e delle raccomandazioni delle sue relazioni.


OTTAVO.- Procedura per la gestione delle denunce
8.1. Denuncia
Qualsiasi denuncia interna deve contenere almeno i fatti denunciati, specificando, per quanto possibile, la presunta infrazione commessa.
Il denunciante può identificarsi con il suo nome e cognome o presentare la denuncia in modo anonimo, a sua scelta. Nel caso in cui scelga di identificarsi con il suo nome e cognome, la riservatezza è garantita nel trattamento dei suoi dati, in modo che solo il Responsabile della Conformità del Canale Etico e il Comitato Etico di SCHOLAS accedano a loro, se necessario, adottando misure per proteggere detto denunciante, o le autorità pubbliche competenti in materia. In tal caso, tali autorità saranno tenute a adottare le stesse misure per salvaguardare la riservatezza e la protezione del denunciante.
Le denunce possono essere presentate solo in spagnolo o in inglese e per iscritto, compilando il modulo online abilitato a tale scopo o tramite posta, preferibilmente certificata e con ricevuta di ritorno, diretta al seguente indirizzo:


Compliance Officer
SCHOLAS OCCURENTES
C/ Hortaleza, 48
28.004 – Madrid


Non è possibile presentare denunce interne per telefono, e-mail o altri canali diversi da quelli stabiliti nel presente Regolamento.


8.2. Principio di prova
Ogni persona che presenta una denuncia deve disporre di prove razionali per supportarla; quindi la denuncia deve essere accompagnata da un principio di prova che attesti i fatti, almeno indicativamente.
Qualsiasi prova consentita dalla legge, preferibilmente a supporto documentale, sarà considerata un principio di prova valido; comunque, le testimonianze - compresa la testimonianza del denunciante - e gli strumenti per la riproduzione di parole, immagini e suoni saranno anche ammissibili.
In ogni caso, qualsiasi prova deve essere stata ottenuta dal denunciante in modo lecito, vale a dire rispettando la legge e i diritti e le garanzie costituzionali.


8.3. Ammissione al processo
Le denunce saranno accettate per il processo solo nel caso in cui siano conformi alle disposizioni delle presenti Regole operative.


8.4. Correzione dei difetti
Nel caso in cui fosse stato riscontrato un difetto rettificabile nel presentare la denuncia, il Responsabile della Conformità notificherà al denunciante che avesse informato il suo nome e/o cognome sulla necessità di correggere i difetti entro dieci (10) giorni lavorativi, il quale inizierà a contare il giorno successivo alla comunicazione. Il denunciante sarà informato che se il difetto non viene corretto entro il termine prescritto, la denuncia potrà essere archiviata.


8.5. Archiviazione
Se la denuncia non è conforme alle disposizioni delle presenti Regole operative, per qualsiasi motivo, o se i possibili difetti non sono stati corretti, perché non vi è alcuna risposta alla comunicazione del Responsabile della Conformità menzionata nella sezione precedente o perché la denuncia è anonima, si procederà all’archiviazione di detta denuncia.


8.6. Apertura del fascicolo
Se la denuncia è ammessa al trattamento, il Comitato Etico di SCHOLAS designerà un istruttore, che in linea di principio sarà il Responsabile della Conformità o una persona o entità esterna specializzata in materia.
La persona o entità designata come istruttore procederà all'apertura di un fascicolo nel quale potrà svolgere tutte le azioni che potrebbero essere appropriate e mettere in pratica le prove ritenute necessarie per il dovuto chiarimento e determinazione dei fatti.
Una volta elaborato il fascicolo, l'istruttore scriverà un rapporto che verrà inviato al Comitato Etico al fine di proporre alla direzione di SCHOLAS le misure corrispondenti conformemente alle disposizioni della sezione 8.7.
Il termine per l'elaborazione del fascicolo non può superare i tre (3) mesi dalla data della denuncia.


8.7. Decisioni sulle denunce interne
Le decisioni sulle denunce interne saranno prese dalla direzione di SCHOLAS su proposta del Comitato Etico e possono includere alcune delle seguenti:


1. Sollecitare l'applicazione del regime disciplinare corrispondente in conformità con le normative applicabili sul lavoro.
2. Adottare le misure contrattuali corrispondenti quando gli eventi incidono sul mantenimento o sull'adempimento di un rapporto civile o commerciale.
3. Adottare azioni per risarcire i danni causati ai possibili feriti.
4. Informare le autorità giudiziarie o amministrative competenti.
5. Proporre l'adozione di misure tecniche, organizzative, formative o di altro tipo per evitare che gli eventi denunciati si ripetano in futuro.


8.8. Notifica alla persona o alle persone denunciate
La persona o le persone denunciate hanno il diritto di sapere che sono state denunciate e devono ricevere la notifica dell'esistenza della denuncia e di una sintesi dei fatti denunciati entro un periodo di un (1) mese dalla ricezione della denuncia.
La notifica indirizzata alla persona o alle persone denunciate non includerà i dati del denunciante, in conformità con le disposizioni di seguito indicate nella sesta Norma.
Fermo restando quanto precede, quando sussiste il rischio che la notifica alla persona denunciata possa compromettere la capacità di SCHOLAS di indagare efficacemente sulla denuncia, tale notifica può essere posticipata mediante una risoluzione motivata del Comitato Etico in presenza di tale rischio. Il fondamento di questo eccezionale potere del Comitato Etico è quello di preservare le prove impedendone la manipolazione o la distruzione da parte della persona denunciata o di terzi.


8.9. Notifica al denunciante
Entro un periodo non superiore a tre (3) mesi dalla presentazione della denuncia, al denunciante verrà inviata una comunicazione sul corso dato alla denuncia.


NONO.- Riservatezza
Nel caso in cui il denunciante si identifichi con il suo nome e cognome al momento della presentazione della denuncia o in un altro momento, a condizione che la denuncia sia stata presentata in buona fede e in conformità con le presenti Regole operative, il trattamento della denuncia sarà effettuata in modo confidenziale, vale a dire mantenendo un rigoroso segreto e riserva sull'identità del denunciante.
I dati del denunciante possono essere divulgati, se del caso, all'autorità pubblica competente per l'indagine dei fatti.
Nonostante quanto sopra, se, a seguito dell'indagine di una denuncia, è evidente che questa è falsa o se il denunciante ha agito in malafede o in modo flagrante in violazione delle presenti Regole operative, indipendentemente dalle misure legali che potranno essere adottate da SCHOLAS al riguardo, i dati del denunciante possono essere comunicati alla persona denunciata in modo che, se lo ritiene opportuno, può, a sua volta, avviare le opportune azioni legali nei suoi confronti.


DECIMO.- Assenza di rappresaglie
Sono severamente vietate le rappresaglie, le minacce e le coercizioni nei confronti di persone che presentano denunce interne, comprese quelle presentate in malafede, fatte salve le azioni che procedono in questo caso e che sono valutate dall'organismo competente.
Al fine di garantire quanto sopra, qualsiasi denunciante avrà il diritto di rivolgersi al Responsabile della Conformità o a qualsiasi membro del Comitato Etico al fine di ottenere assistenza e protezione contro possibili rappresaglie che potrebbe subire per il solo fatto di aver formulato una denuncia interna.


UNDICESIMO.- Accettazione delle Regole operative e dell'Informativa sulla Privacy
La formulazione di una denuncia interna implica l'accettazione piena e senza riserve di qualsiasi tipo di queste Regole operative e della corrispondente Informativa sulla Privacy.



Domande frequenti (FAQ)


Cos’è il canale etico?
Il canale etico è un meccanismo interno di SCHOLAS che serve affinché chiunque possa informare detta organizzazione della possibile commissione di violazioni, irregolarità o atti contrari alla legge nel suo campo o a scapito di essa. Il canale etico serve anche affinché le persone a cui si applicano il Codice Etico e le normative interne di SCHOLAS possano sollevare dubbi sul loro contenuto e interpretazione.


Le denunce possono essere presentate in forma anonima?
Si raccomanda al denunciante di identificarsi con il proprio nome e cognome in modo che, se del caso, possano essere adottate misure di protezione a suo favore e garantire che la formulazione non comporti rappresaglie per detto denunciante. Tuttavia, fintanto che le Regole Operative del Canale Etico sono rispettate, vengono fornite alcune prove e sono presentate in buona fede, le denunce presentate in forma anonima saranno accettate per i processi.


Quali garanzie ha la persona che presenta una denuncia interna?
SCHOLAS garantisce, in primo luogo, che il trattamento delle denunce sarà effettuato in modo confidenziale, vale a dire mantenendo segreta l'identità del denunciante, i cui dati potranno soltanto essere divulgati, se del caso, all'autorità pubblica competente per le indagini sui fatti. In secondo luogo, SCHOLAS garantisce al denunciante che le rappresaglie non saranno prese nei suoi confronti per il semplice fatto di presentare una denuncia, ma piuttosto il contrario. La denuncia fatta in buona fede e che rivela qualsiasi irregolarità che può essere commessa nell'ambito di SCHOLAS sarà sempre benvenuta. Il denunciante ha anche il diritto di rivolgersi al Responsabile della Conformità e/o al Comitato Etico per la sua protezione, l'orientamento e la consulenza su come agire per difendersi da potenziali rappresaglie. In terzo luogo, al denunciante è garantito che il trattamento della sua denuncia sarà effettuato in modo professionale da personale specializzato.


Si può denunciare un fatto senza avere prove?
Possono essere ammesse solo denunce basate sull'esistenza di indicazioni razionali della commissione di una violazione, un'irregolarità o un atto illegale e, pertanto, è essenziale che siano supportate da prove, preferibilmente documentarie. Comunque, le prove testimoniali - inclusa la testimonianza del denunciante - e gli strumenti per la riproduzione di parole, immagini e suoni saranno anche ammissibili. In ogni caso, è importante notare che è essenziale che le prove siano state ottenute dal denunciante in modo lecito.


Cosa succede se una denuncia è falsa?
Le denunce devono essere vere, devono essere formulate in buona fede e devono essere conformi alle disposizioni delle Regole Operative del Canale Etico. La formulazione di denunce false potrebbe essere costitutiva dei crimini di calunnia e insulti. SCHOLAS può adottare le corrispondenti misure legali nei confronti della persona che presenta una denuncia falsa o in malafede e, in caso di denunce false, potrà persino divulgare alla persona o entità denunciati i dati della persona che ha presentato una denuncia falsa affinché detta persona o entità possa, se lo ritiene opportuno, avviare un'azione legale nei suoi confronti.


Il denunciato sarà informato che esiste una denuncia nei suoi confronti?
Sì. La legge richiede che il denunciato sia a conoscenza del fatto che è stata presentata una denuncia nei suoi confronti e, quindi, non appena sono stati effettuati i controlli e le indagini appropriati e, in ogni caso, entro il mese successivo al ricevimento della denuncia, la società informerà il denunciato dell'esistenza della denuncia e di una sintesi dei fatti segnalati. Tuttavia, è importante tenere presente che, salvo casi di denunce false, al denunciato non verranno forniti i dati identificativi del denunciante.


C'è una scadenza per il processo di una denuncia interna?
La formulazione di una denuncia interna, se ammessa al processo, comporterà l'apertura di un fascicolo volto a chiarire il fatto o i fatti denunciati. Come stabilito nelle Regole Operative del Canale Etico, il termine per l'elaborazione di detto fascicolo non può superare i tre (3) mesi dalla data della sua apertura.


Quali conseguenze può avere una denuncia interna se viene dimostrato che vi sono indicazioni razionali di una violazione o della commissione di un'irregolarità o di un atto illegale?
In tali casi, in primo luogo, SCHOLAS adotterà immediatamente tutte le misure necessarie per porre fine a tali atti o per impedire che si verifichino. Quindi, a seconda della gravità dei fatti, la società potrà anche decidere di avviare le azioni legali corrispondenti contro la persona o le persone presumibilmente responsabili nei loro confronti, presentando un reclamo, una denuncia o un ricorso dinanzi ai Tribunali di Giustizia, alla Procura o alle Forze e agli Organi di Sicurezza dello Stato.



Politica sulla Privacy


SCHOLAS OCCURRENTES” (di seguito, “SCHOLAS”), con indirizzo a Madrid, Barceló, C/Hortaleza, 48. 1, Madrid (28.001 - Spagna), con NIF G-87291365, informa gli utenti del Canale Etico (di seguito, gli "Utenti") che i dati personali comunicati attraverso il Canale Etico saranno trattati allo scopo di gestire le consultazioni sul sistema di conformità normativa e le denunce presentate internamente rispetto a qualsiasi violazione, irregolarità o atto illecito commesso nell'ambito di SCHOLAS.


La condizione di legalità del trattamento dei dati personali è nell'interesse legittimo di SCHOLAS, nel garantire la conformità etica e normativa all'interno dell'organizzazione, nonché nel consenso degli utenti in merito ai loro dati identificativi quando hanno scelto di identificarsi.


I dati personali soggetti a trattamento saranno tutti quelli che sono stati comunicati attraverso il modulo elettronico o per posta, nonché i dati IP delle apparecchiature dell'Utente in caso di comunicazioni fatte tramite mezzi elettronici.


I dati saranno conservati nel sistema di denunce solo durante il tempo necessario per decidere sull'origine dell’avviamento di un'indagine sui fatti segnalati.


In ogni caso, dopo tre (3) mesi dall'introduzione dei dati, questi saranno cancellati dal sistema di denunce, a meno che lo scopo della conservazione non sia di lasciare prove del funzionamento del modello di prevenzione della criminalità commessa da persona giuridica.


Dopo il termine indicato nel paragrafo precedente, i dati possono continuare a essere trattati dall'organismo SCHOLAS a cui corrispondono le indagini sui fatti segnalati, al fine di elaborare le misure di indagine interna necessarie e, se del caso, applicare le misure disciplinari, contrattuali o giudiziarie ritenute appropriate da detto organismo.


I dati personali potranno essere comunicati alle Forze ed agli Organismi di Sicurezza dello Stato, ad altri organi della Pubblica Amministrazione con poteri di indagine sui fatti segnalati e ai Tribunali di Giustizia e altri organi giurisdizionali.


SCHOLAS si impegna a rispettare la riservatezza dei dati inclusi nel Canale Etico e ad utilizzarli secondo le sue finalità, nonché a rispettare l'obbligo di conservarli e adottare tutte le misure per evitare alterazioni, perdite, trattamenti o accessi non autorizzati in conformità con le disposizioni della normativa vigente. In particolare, SCHOLAS manterrà la riservatezza dei dati degli Utenti che presentano denunce interne e che decidono di identificarsi, impedendo l'accesso a tali dati da parte delle persone denunciate.


Nonostante quanto precede, nel caso in cui una denuncia risulti falsa, gli Utenti verranno informati sul fatto che i loro dati possono essere comunicati alla persona o alle persone denunciate in modo che, se lo ritengono opportuno, possano avviare azioni legali per assisterli in occasione della falsa denuncia.


I titolari di dati personali comunicati attraverso il Canale Etico potranno esercitare, nei loro confronti, i diritti riconosciuti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, portabilità, e limitazione del trattamento.


I diritti di cui al paragrafo precedente potranno essere esercitati da ciascun titolare su richiesta via e-mail indirizzata a canal-etico@scholasocurrentes.org o tramite posta ordinaria indirizzata a:


Compliance Officer
SCHOLAS OCCURENTES
C/ Hortaleza, 48
28.004 – Madrid


Per l'esercizio di uno qualsiasi dei diritti indicati, sarà necessario includere nella richiesta:


a. Nome e cognome dell'interessato, fotocopia del documento di identità nazionale o del passaporto o altro documento valido di identificazione e, se del caso, della persona che lo rappresenta, nonché del documento comprovante tale rappresentazione.


b. Petizione in cui è specificata la richiesta.


c. Indirizzo per le notifiche, data e firma del richiedente.


d. Documenti che accreditano la richiesta formulata, se applicabile.


Infine, gli interessati sono informati che hanno il diritto di presentare, se lo ritengono opportuno, un reclamo dinanzi all'Agenzia Statale per la Protezione dei Dati, con sede a Madrid (28.001), in C/Jorge Juan, n. 6.


Per informazioni più complete e dettagliate sui relativi diritti, si consiglia agli interessati di visitare il sito web dell'Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati o di contattarla tramite il suo servizio al cittadino, chiamando il numero di telefono 901.100.099.


Grazie per il tuo denunce.

Il reclamo è stato formulato correttamente e verrà elaborato secondo la procedura stabilita nelle Regole operative del canale etico. N/Ref: Denunce num. %d