PRIMERA.- Objeto del Canal Ético
El Canal Ético es el instrumento habilitado por "Mobile One2one" (en adelante, "MO2O") a favor de las personas obligadas por su Código Ético de Conducta para que éstas puedan realizar consultas acerca del mismo y, en su caso, formular denuncias internas, siempre de acuerdo con las presentes Normas de Funcionamiento del Canal Ético.
SEGUNDA.- Consultas sobre el Código Ético de Conducta
Todas las personas obligadas por el Código Ético de Conducta de MO2O podrán plantear las dudas que puedan tener acerca de su contenido e interpretación mediante el formulario de consultas incluido en el Canal Ético.
TERCERA.- Principios básicos de actuación para la formulación de denuncias internas
Las personas que decidan presentar una denuncia interna deberán hacerlo de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, con el convencimiento de estar actuando correctamente y solamente en beneficio de MO2O, del Estado y/o de la sociedad en general.
Se prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de MO2O.
CUARTA.- Hechos denunciables
A través del Canal Ético se podrá denunciar la comisión de actos contrarios a la ley en el seno de MO2O o en perjuicio de ésta, las infracciones de su Código Ético de Conducta (en adelante, los "Hechos Denunciables", en plural, o el "Hecho Denunciable", en singular), la vulneración de cualquier directriz interna, así como cualquier irregularidad de tipo contable y financiera que pueda poner en riesgo la imagen fiel de la compañía.
Mediante el formulario de consultas referido en la Norma Segunda las personas obligadas podrán plantear cualquier aspecto relacionado con los hechos denunciables, sin que la simple consulta implique necesariamente ninguna acusación sobre incumplimiento.
QUINTA.- Personas denunciables
Son personas susceptibles de ser denunciadas por medio del Canal Ético los administradores, directivos, empleados, asesores, subcontratistas, distribuidores, proveedores y franquiciados de MO2O, así como, en general, cualquier persona o entidad obligada que cometa un Hecho Denunciable.
SEXTA.- Personas que pueden denunciar
Toda persona obligada por el Código Ético de Conducta de MO2O o «Persona Obligada», según se define en el Punto 2 del referido Código, tiene la obligación inexcusable y el deber jurídico de denunciar internamente cualquier Hecho Denunciable del que tenga conocimiento.
Sin perjuicio de lo anterior, también podrá formular una denuncia interna cualquier persona que tenga conocimiento de la comisión de un Hecho Denunciable, sin que resulte necesario que ostente la condición de Persona Obligada.
SÉPTIMA.- Órganos de funcionamiento del Canal Ético
- Gestor Externo del Canal Ético
Se contará en todo momento con la colaboración del Oficial de Gestión del Canal Ético, una persona externa, independiente y autónoma de MO2O cuyo nombramiento y remoción será libremente adoptada en cualquier momento por el Comité de Auditoría de MO2O.
El Oficial de Gestión tendrá encomendadas las funciones de, principalmente, (a) como colaborador del Comité de Ética, colaborar en la difusión del Código Ético, la formación y la información sobre ética en la empresa y en el establecimiento de cualesquiera medidas de control y de prevención contra la comisión de delitos e infracciones; y (b) gestionar el Canal Ético, recibiendo a través del mismo las consultas y las denuncias internas que se formulen: instruyendo los expedientes a los que den lugar las denuncias cursadas, manteniendo la confidencialidad del denunciante y adoptando la decisión sobre la admisión de las denuncias formuladas; informando al Auditor Interno, Comité de Ética y al Presidente de la Comisión de Auditoría acerca de las denuncias recibidas.
- Auditor Interno
El Auditor Interno de MO2O será informado por el Oficial de Gestión de todas las denuncias, consultas y comunicaciones que se reciban a través del Canal Ético o en relación con éste; dará su visto bueno a las propuestas del Oficial de Gestión de inadmitir aquellas denuncias que carezcan manifiestamente de fundamento o contenido; estará informado de todas las comunicaciones del Oficial de Gestión al Comité de Ética y al Presidente de la Comisión de Auditoría; y colaborará en la implementación de las medidas técnicas, organizativas, formativas o de cualquier tipo que así decida la Comisión de Auditoría.
En el supuesto de que el Auditor Interno estuviera implicado en los hechos denunciados no se le informará de la denuncia para preservar el carácter confidencial de la misma y la protección del denunciante, y sólo tendrá conocimiento de la misma por el trámite, en los plazos y en las condiciones previstas en el apartado 8.7 de estas Normas.
- Comité de Ética
Se ha constituido un Comité de Ética Interno en la compañía con la suficiente autonomía para desarrollar cuantas acciones se precisen para el desarrollo del Cumplimiento Normativo.
La principal función de este organismo en el Canal Ético es establecer procesos de investigación de las denuncias recibidas sobre hechos delictivos o incumplimientos del Código Ético por parte de las Personas Obligadas, así como dar respuesta a toda consulta que se reciba.
El Comité Ético será el órgano encargado de proponer a la Comisión de Auditoría la adopción de las medidas protectoras, correctoras y sancionadoras que correspondan en cada caso.
Este organismo depende y reporta directamente a la Comisión de Auditoría, siendo ésta la encargada de velar por la independencia y eficacia de la función de cumplimiento; proponer la selección, nombramiento, reelección y cese de los integrantes del Comité Ético, proponer el presupuesto; recibir información periódica de sus actividades; y verificar que la alta dirección tiene en cuenta las conclusiones y recomendaciones de sus informes.
En caso de que alguno de los miembros del Comité de Ética sea denunciado, sólo se informará al resto de integrantes no implicados en la denuncia para preservar el carácter confidencial de la misma y la protección del denunciante, y sólo tendrá conocimiento de la misma por el trámite, en los plazos y en las condiciones previstas en el apartado 8.7 de estas Normas.
- Comisión de Auditoría
La Comisión de Auditoría es el órgano interno de la compañía que adoptará en última instancia las decisiones con respecto a las denuncias internas que se reciban a través del Canal Ético, adoptando todas las medidas correctoras y las sanciones que en cada caso correspondan.
En caso de que alguno de los miembros de la Comisión de Auditoría sea denunciado, sólo se informará al resto de integrantes no implicados en la denuncia para preservar el carácter confidencial de la misma y la protección del denunciante, y sólo tendrá conocimiento de la misma por el trámite, en los plazos y en las condiciones previstas en el apartado 8.7 de estas Normas.
OCTAVA.- Procedimiento de tramitación de las denuncias
8.1. Denuncia
Toda denuncia interna deberá contener, como mínimo, (i) los datos identificativos del denunciante –nombre, apellidos y número de Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación de Extranjeros o Número de Pasaporte y nacionalidad; y (ii) los hechos denunciados, concretando, en la medida de lo posible, la infracción presuntamente cometida. En el caso de denuncias formuladas por vía electrónica será necesario, además, que el denunciante indique una dirección de correo electrónico de contacto.
Sólo se podrán formular denuncias en lengua española o inglesa, y por escrito, bien mediante la cumplimentación del formulario on-line habilitado al efecto o bien por correo postal, preferiblemente certificado y con acuse de recibo, dirigido a la siguiente dirección:
Rafael de Juanes Doswell
Oficial de Gestión del Canal Ético de MO2O
C/ Impresores, 20
28.660 – Boadilla del Monte
No se podrán formular denuncias internas por teléfono, ni por correo electrónico, ni por ningún otro cauce distinto de los establecidos en estas Normas.
8.2. Principio de prueba
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos indiciariamente.
Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos.
En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.
8.3. Admisión a trámite
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con lo establecido en las presentes Normas.
8.4. Subsanación de defectos
En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, el Oficial de Gestión comunicará al denunciante la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de diez (10) días hábiles al denunciante que empezará a contar el día siguiente de la comunicación. Se advertirá al denunciante, que en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia.
8.5. Archivo
Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en el punto 10 del Código Ético, por el motivo que fuera, o bien si no se hubiera procedido a la subsanación de los defectos advertidos en la denuncia, se procederá al archivo de la misma.
8.6. Apertura de expediente
Si la denuncia es admitida a trámite, el Oficial de Gestión convocará al Comité Interno de Ética, el cual procederá a la apertura de un expediente en el que podrán llevarse a cabo cuantas actuaciones resulten oportunas y practicarse las pruebas que se estimen necesarias para el debido esclarecimiento y determinación de los hechos. Se informará de las denuncias de forma paralela al Presidente de la Comisión de Auditoría encargado de supervisar el funcionamiento de dicho sistema.
El plazo para la tramitación del expediente no podrá exceder de tres (3) meses a contar desde la fecha de su apertura.
8.7. Decisiones sobre las denuncias internas
Las decisiones sobre las denuncias internas serán adoptadas por la Comisión de Auditoría, que podrá acordar la adopción de todas aquellas medidas que estime oportunas, y que podrán comprender algunas de las siguientes:
1. Instar la aplicación del régimen disciplinario correspondiente de conformidad con el convenio colectivo aplicable y el Estatuto de los Trabajadores.
2. Adoptar las medidas contractuales que correspondan cuando los hechos afecten al mantenimiento o el cumplimiento de una relación civil o mercantil.
3. Adoptar acciones para resarcir los daños causados a los posibles perjudicados.
4. Poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales o administrativas correspondientes.
5. Proponer la adopción de medidas técnicas, organizativas, formativas o de cualquier otra clase con el fin de evitar que los hechos denunciados puedan repetirse en el futuro.
8.8. Notificación a la persona o personas denunciadas
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados con la mayor brevedad y, en todo caso, dentro de un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde que se recibió la denuncia.
La notificación que se dirija a la persona o personas denunciadas no incluirá los datos del denunciante, de acuerdo con lo previsto a continuación en la Norma sexta.
NOVENA.- Confidencialidad
Siempre que las denuncias se realicen de buena fe y cumpliendo con las presentes Normas, la tramitación de las mismas se realizará con carácter confidencial, es decir, guardando estricto secreto y reserva sobre la identidad del denunciante.
Los datos del denunciante sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos.
Sin perjuicio de lo anterior, si como consecuencia de la investigación de una denuncia resultase evidente que esta es falsa o si el denunciante hubiera actuado con mala fe o infringiendo de manera flagrante las presentes Normas, al margen de las medidas legales que pudiera adoptar MO2O al respecto, los datos del denunciante podrán ser revelados a la persona denunciada para que, si éste lo estima oportuno, pueda, a su vez, iniciar las acciones legales oportunas.
DÉCIMA.- Denuncias anónimas
No se admitirán a trámite las denuncias anónimas.
UNDÉCIMA.- Ausencia de represalias
Se prohíben tajantemente las represalias, las amenazas y las coacciones contra las personas que formulen denuncias internas, incluso aquellas realizadas con mala fe, sin perjuicio de las acciones que procedan en este caso y que valore el órgano competente.
Con el fin de garantizar lo anterior, todo denunciante tendrá derecho a acudir al Oficial de Gestión o a cualquier miembro del Comité de Ética con el fin de obtener orientación y protección frente a las posibles represalias que pudiera estar padeciendo por el mero hecho de haber formulado una denuncia interna.
DUODÉCIMA.- Aceptación de las Normas y de la Política de Privacidad
La formulación de una denuncia interna supone la aceptación íntegra y sin reservas de ninguna clase de estas Normas de Funcionamiento del Canal Ético, así como la correspondiente Política de Privacidad.
¿Qué es un canal ético?
Un canal ético es un mecanismo interno de la empresa que sirve para que cualquier persona pueda poner en conocimiento de ésta la posible comisión de actos contrarios a la ley en su seno o en su perjuicio y las posibles infracciones de su Código ético de Conducta o de otras normas internas. El canal ético también sirve para que las personas obligadas por el Código Ético de Conducta de MO2O puedan plantear las dudas que puedan tener acerca de su contenido e interpretación.
¿Se pueden formular denuncias de forma anónima?
No. Para que se pueda formular una denuncia a través de este mecanismo interno es necesario que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos y con su número de Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación de Extranjeros o Número de Pasaporte y nacionalidad.
¿Qué garantías tiene la persona que formule una denuncia interna?
La empresa garantiza, en primer lugar, que la tramitación de las denuncias se realizará de forma confidencial, es decir, manteniendo en secreto la identidad del denunciante, cuyos datos sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos. En segundo lugar, la empresa garantiza al denunciante que no se tomarán represalias en su contra por el simple hecho de formular una denuncia, sino todo lo contrario. La denuncia realizada de buena fe y que ponga de manifiesto cualquier irregularidad que pueda ser cometida en la empresa será siempre bienvenida. El denunciante tiene, además, el derecho de acudir al Oficial de Gestión del Canal Ético y/o al Comité Ético para que le presten protección y para que le orienten y le aconsejen sobre cómo actuar para defenderse de posibles represalias. En tercer lugar, se garantiza al denunciante que el tratamiento de su denuncia se realizará de forma profesional, por un despacho jurídico especializado.
¿Se puede denunciar un hecho sin tener pruebas?
Sólo pueden admitirse denuncias que estén fundadas en la existencia de indicios racionales de la comisión de un acto ilegal y/o contrario al Código ético de Conducta y, por lo tanto, es imprescindible que estén soportadas en pruebas, preferiblemente documentales. Aunque también son admisibles las pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, es importante advertir que es esencial que las pruebas se hayan obtenido por el denunciante de forma lícita.
¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?
Las denuncias deben ser veraces, deben realizarse de buena fe y deben cumplir con lo establecido en las normas de funcionamiento del canal de denuncia. Hay que advertir de que la formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias tipificados en los artículos 205 y ss. del Código penal. La empresa podrá adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe y, en el caso de denuncias falsas, podrá incluso revelar al denunciado los datos de la persona que haya formulado una denuncia falsa para que aquél pueda, si lo estima oportuno, iniciar acciones legales contra éste.
¿Se va a informar al denunciado de que existe una denuncia en su contra?
Sí. La ley exige que el denunciado tenga conocimiento de que se ha formulado una denuncia en su contra y, por lo tanto, tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones y las averiguaciones oportunas y, en todo caso, dentro de los tres (3) meses siguientes a la recepción de la denuncia, la empresa informará al denunciado de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados. No obstante, es importante tener en cuenta que, salvo en los casos de denuncias falsas, al denunciado no se le darán los datos identificativos del denunciante.
¿Existe algún plazo para la tramitación de una denuncia interna?
La formulación de una denuncia interna, en caso de que sea admitida a trámite, dará lugar a la apertura de un expediente encaminado al esclarecimiento del hecho o de los hechos denunciados. Según lo establecido en las Normas de Funcionamiento de Canal Ético, el plazo para la tramitación de dicho expediente no podrá exceder de tres (3) meses a contar desde la fecha de su apertura.
¿Qué consecuencias puede tener una denuncia interna si se comprueba que existen indicios racionales de la comisión de un acto ilegal o contrario al Código Ético de Conducta?
Si del expediente a que diera lugar la denuncia resultase evidente la existencia de indicios racionales de la comisión, en el seno de la empresa o en su perjuicio, de un acto o de unos actos contrarios a la ley o al Código ético de Conducta, en primer lugar, la empresa adoptará con carácter inmediato todas las medidas que sean necesarias para poner fin a tales actos o para evitar que ocurran. Luego, en función de la gravedad de los hechos, la empresa podrá decidir, además, iniciar las acciones legales que correspondan contra la persona o personas presuntamente responsables de los mismos, presentando querella, denuncia o demanda ante los Tribunales de Justicia, la Fiscalía o las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
A los efectos de lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, MO2O informa a los usuarios del Canal Ético (en lo sucesivo, los "Usuarios") de la existencia de un fichero de datos de carácter personal debidamente inscrito en el Registro General de Protección de Datos, creado con los datos que le sean facilitados a través de dicho Canal Ético, por y para la empresa, y bajo su responsabilidad, con la finalidad de gestionar tanto las consultas como las denuncias que se formulen internamente por la presunta comisión de actos contrarios a la Ley en el seno del Grupo o en perjuicio de ésta y las infracciones del Código Ético de Conducta de MO2O.
Los Usuarios que formulen una denuncia interna aceptan expresamente la inclusión de los datos que faciliten a través del Canal Ético en el fichero automatizado de datos de carácter personal referido en el apartado anterior. Igualmente, los Usuarios aceptan que con la formulación de una denuncia interna también quede registrado y asociado a la denuncia el IP del equipo del Usuario con la finalidad de identificación.
Asimismo, los Usuarios prestan su consentimiento para que sus datos de carácter personal puedan ser cedidos o comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, a otros órganos de la Administración Pública con competencias en la investigación de los hechos denunciados y a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.
MO2O se compromete a respetar la confidencialidad de los datos incluidos en el fichero y a utilizarlos de acuerdo con su finalidad, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adaptar todas las medidas para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. En especial, de conformidad con lo regulado en los apartados 7 y 9 de las Normas de Funcionamiento del Canal Ético, MO2O mantendrá la confidencialidad de los datos de los Usuarios que formulen denuncias internas, impidiendo el acceso a los mismos por parte de las personas denunciadas.
Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto de que una denuncia resulte ser falsa, los Usuarios quedan informados de que sus datos podrán ser comunicados a la persona o personas denunciadas para que éstos puedan, si así lo estiman oportuno, iniciar las acciones legales que les asistan con motivo de la falsa denuncia.
Los titulares de datos de carácter personal incluidos en el referido fichero podrán ejercitar, con respecto a los mismos, los derechos reconocidos en la citada Ley de Protección de Datos de Carácter Personal y, en particular, los derechos de acceso, rectificación y cancelación, así como el derecho de oposición, siempre que resulte pertinente.
Los derechos referidos en el párrafo precedente podrán ejercitarse por cada titular mediante solicitud por correo electrónico dirigido a oficialdegestion.mo2o@canal-etico.com o por correo postal ordinario dirigido a:
LEXPIRIT, S.L.P.
C/ Impresores, 20
28.660 - Boadila del Monte
Se informa tanto a los Usuarios como al resto de titulares de datos de carácter personal incluidos en el fichero "Canal Ético" que LEXPIRIT, S.L.P. es una consultoría legal externa de MO2O que ostenta la condición de encargada del tratamiento de los datos del citado fichero y que tiene encomendado atender, por cuenta del Grupo, las solicitudes de ejercicio por los afectados de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.
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