Normas de Uso del Canal Ético

PRIMERA.- Objeto del Canal Ético
El Canal Ético es el instrumento habilitado por ”HOTEI PROPERTIES GROUP SOCIMI S.A.” (en adelante referida como “Hotei”), con N.I.F. A-87.846.028 y con domicilio en Madrid (28.046), Paseo de la Castellana, 102, con el fin de que las personas vinculadas por su Código de Ética, puedan formular consultas acerca del mismo y acerca de otra normativa interna de Hotei que les puedan ser aplicables, así como, en su caso, para que cualquier persona pueda formular una denuncia interna por la presunta comisión de incumplimientos, irregularidades y actos ilícitos en el ámbito de Hotei o en perjuicio de la misma, siempre de acuerdo con los presentes Normas de uso del Canal Ético (en adelante, las “Normas de uso”).

SEGUNDA.- Consultas
Todas las personas a las que resulte de aplicación el Código Ético y de Conducta de Hotei, de acuerdo con lo establecido en el apartado 7 del mismo («Canal ético»), podrán plantear las dudas que puedan tener acerca del sistema de cumplimiento normativo de Hotei mediante el formulario de consultas on-line accesible por medio del Canal Ético.

TERCERA.- Principios básicos de actuación para la formulación de denuncias internas
Las personas que decidan presentar una denuncia a través del Canal Ético deberán hacerlo de buena fe, con pleno respeto a la verdad, con el convencimiento de estar actuando de la manera correcta y únicamente en beneficio de Hotei y/o de la sociedad en general.
Se prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de Hotei.

CUARTA.- Hechos denunciables
A través del Canal Ético se podrá denunciar la presunta comisión de incumplimientos, irregularidades y actos ilícitos en el ámbito de Hotei y de sus sociedades filiales o en perjuicio de aquella o de estas (en adelante, los “Hechos Denunciables”, en plural, o el “Hecho Denunciable”, en singular).

QUINTA.- Personas denunciables
A través del Canal Ético se podrá denunciar de manera interna a cualquier persona o entidad que cometa un Hecho Denunciable, según los establecido en el apartado anterior.

SEXTA.- Personas que pueden denunciar
Podrá formular una denuncia interna cualquier persona que tenga conocimiento de la comisión de un Hecho Denunciable, con independencia de la relación que mantenga con Hotei.

SÉPTIMA.- Órganos de funcionamiento del Canal Ético
Oficial de Gestión del Canal Ético
El Oficial de Gestión del Canal Ético (en adelante, el “Oficial de Gestión”) tiene encomendadas las siguientes funciones:
i. gestionar el Canal Ético, recibiendo a través del mismo las consultas y las denuncias internas que se formulen;
ii. acusar recibo de las denuncias;
iii. informar al Responsable de Cumplimiento acerca de las consultas y denuncias internas que reciba;
iv. requerir al denunciante la subsanación de su denuncia cuando hubiera incurrido en un defecto subsanable al formularla y, en caso de que el denunciante no subsane el defecto, proceder al archivo de la misma, con el visto bueno del Responsable de Cumplimiento;
v. admitir a trámite las denuncias internas que se reciban e inadmitir de plano aquellas denuncias que carezcan manifiestamente de contenido, en ambos casos con el visto bueno del Responsable de Cumplimiento;
vi. instruir los expedientes a los que den lugar las denuncias cursadas (salvo que el Consejo de Administración decida designar a alguna otra persona o entidad para tal fin), manteniendo la confidencialidad del denunciante que haya optado por identificarse con su nombre y apellidos y proponiendo las diligencias de prueba que estime oportunas;
vii. servir de interlocutor con el denunciante y con la persona o las personas denunciadas; y
viii. colaborar con el Responsable de Cumplimiento en la ejecución de las medidas legales, técnicas, organizativas, formativas o de cualquier tipo que decida el Consejo de Administración como respuesta a la denuncia interna.

Responsable de cumplimiento normativo y control interno
El Responsable de cumplimiento normativo y control interno (también referido como el “Responsable de Cumplimiento”) tiene encomendadas las siguientes funciones:
i. ser informado por el Oficial de Gestión de todas las consultas y denuncias internas que se reciban a través del Canal Ético o en relación con el mismo, salvo en los supuestos excepcionales en los que el Oficial de Gestión deba informar directamente al Consejo de Administración;
ii. proponer al Consejo de Administración la admisión de las denuncias internas que se reciban;
iii. dar su visto bueno a las propuestas del Oficial de Gestión de inadmitir aquellas denuncias que carezcan manifiestamente de fundamento o contenido y a las propuestas de archivo de las denuncias defectuosas que no hubiesen sido subsanadas;
iv. dar respuesta, a través del Oficial de Gestión, a las consultas que se formulen por medio del Canal Ético;
v. trasladar al Consejo de Administración la propuesta de resolución de las denuncias, una vez que se hayan llevado a cabo las actuaciones de comprobación e investigación de los hechos;
vi. proponer al Consejo de Administración la adopción de las medidas legales, técnicas, organizativas, formativas o de cualquier tipo que correspondan en relación con las denuncias internas; y
vii. ejecutar las medidas legales, técnicas, organizativas, formativas o de cualquier tipo que decida el Consejo de Administración como respuesta a las denuncias internas cursadas.
En el supuesto de que el Responsable de Cumplimiento estuviera implicado en los hechos denunciados no se le informará de la denuncia para preservar el carácter confidencial de la misma y la protección del denunciante, y sólo tendrá conocimiento de la misma por el trámite, en los plazos y en las condiciones previstas en el apartado 8.7 de estas Normas de uso.

Consejo de Administración
El Consejo de Administración de Hotei, a través de su Comisión de Auditoría y Control (también referido como el “Consejo de Administración”) tiene encomendada la función de cumplimiento normativo dentro de la organización y, en relación con el Canal Ético, realiza las siguientes funciones:
i. acordar el nombramiento y la destitución del Oficial de Gestión;
ii. designar a la persona o entidad que deba instruir los expedientes a los que den lugar las denuncias internas;
iii. admitir la práctica de las pruebas que corresponda llevar a cabo para el debido esclarecimiento de los hechos;
iv. adoptar las medidas que procedan, en su caso, para la protección del denunciante;
v. adoptar mediante resolución motivada las decisiones que correspondan con respecto a las denuncias internas, según lo previsto en el apartado 8.7 de estas Normas de uso.

OCTAVA.- Procedimiento de tramitación de las denuncias
8.1. Denuncia
Toda denuncia interna deberá contener, como mínimo, los hechos denunciados, concretando, en la medida de lo posible, la infracción presuntamente cometida.
El denunciante podrá identificarse con su nombre y apellidos o bien formular la denuncia de manera anónima, a su elección. En el supuesto de que opte por identificarse con su nombre y apellidos, se garantiza la confidencialidad en el tratamiento de sus datos de tal manera que únicamente accederán a los mismos el Oficial de Gestión, el Responsable de Cumplimiento y el Consejo de Administración, así como, en su caso, las autoridades públicas con competencias en la materia. En este caso, se solicitará la adoptación por parte de dichas autoridades la adoptación de iguales medidas para salvaguardar la confidencialidad y protección del denunciante.
Sólo se podrán formular denuncias en lengua española o inglesa, y por escrito, bien mediante la cumplimentación del formulario on-line habilitado al efecto o bien por correo postal, preferiblemente certificado y con acuse de recibo, dirigido a la siguiente dirección:
LEXPIRIT, S.L.P.
Oficial de Gestión del Canal Ético
HOTEI PROPERTIES GROUP SOCIMI S.A.
C/ Impresores, 20
Boadilla del Monte
28.660 - Madrid
No se podrán formular denuncias internas por teléfono, ni por correo electrónico, ni por ningún otro cauce distinto de los establecidos en estas Normas de uso.

8.2. Principio de prueba
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos de forma indiciaria.
Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos.
En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.

8.3. Admisión a trámite
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con lo establecido en las presentes Normas de uso.

8.4. Subsanación de defectos
En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, el Oficial de Gestión comunicará al denunciante que se hubiera identificado con su nombre y apellidos la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de diez (10) días hábiles al denunciante, que empezará a contar el día siguiente de la comunicación. Se advertirá al denunciante de que en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia.

8.5. Archivo
Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en las presentes Normas de uso, por el motivo que fuera, o si no se hubiera procedido a la subsanación de los posibles defectos, bien porque no se hubiera dado respuesta a la comunicación del Oficial de Gestión prevista en el aparado anterior o bien porque la denuncia fuera anónima, se procederá al archivo de la misma.

8.6. Apertura de expediente
Si la denuncia es admitida a trámite, el Consejo de Administración de Hotei designará un instructor, que en principio será el Oficial de Gestión o una persona o entidad externa especializada en la materia.
La persona o entidad designada como instructor procederá a la apertura de un expediente en el que podrán llevarse a cabo cuantas actuaciones resulten oportunas y practicarse las pruebas que el Consejo de Administración estime necesarias para el debido esclarecimiento y determinación de los hechos.
Una vez tramitado el expediente, el instructor redactará un informe que se remitirá al Responsable de Cumplimiento con el fin de que proponga al Consejo de Administración de Hotei las medidas que correspondan, de conformidad con lo establecido en el apartado 8.7 de estas Normas de uso.
El plazo para la tramitación del expediente no podrá exceder de tres (3) meses a contar desde la fecha de la denuncia.
No obstante, cuando la complejidad de un determinado expediente así lo requiera, el Consejo de Administración podrá acordar prórrogas adicionales de tres (3) meses, excepcionalmente, a petición del Oficial de Gestión o del Responsable de Cumplimiento.

8.7. Decisiones sobre las denuncias internas
Las decisiones sobre las denuncias internas serán adoptadas por el Consejo de Administración a propuesta del Responsable de Cumplimiento mediante resolución motivada y podrán comprender cualquiera de las siguientes:
1. Instar la aplicación del régimen disciplinario correspondiente de conformidad con la normativa laboral aplicable.
2. Adoptar las medidas contractuales que correspondan cuando los hechos afecten al mantenimiento o el cumplimiento de una relación civil o mercantil.
3. Adoptar acciones para resarcir los daños causados a los posibles perjudicados.
4. Poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales o administrativas correspondientes.
5. Adoptar de medidas técnicas, organizativas, formativas o de cualquier otra clase con el fin de evitar que los hechos denunciados puedan repetirse en el futuro.

8.8. Notificación a la persona o personas denunciadas
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados dentro de un plazo de un (1) mes a contar desde que se recibió la denuncia.
La notificación que se dirija a la persona o personas denunciadas no incluirá los datos del denunciante, de acuerdo con lo previsto a continuación en la Norma Novena.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando exista el riesgo de que la notificación al denunciado pueda poner en peligro la capacidad de Hotei para investigar de manera eficaz la denuncia, dicha notificación podrá aplazarse, mediante resolución motivada del Consejo de Administración, mientras exista dicho riesgo. El fundamento de esta facultad excepcional del Consejo de Administración es preservar las pruebas evitando su manipulación o destrucción por la persona denunciada o por terceros.

8.9. Notificación al denunciante
En un plazo no superior a tres (3) meses tras la presentación de la denuncia, salvo que excepcionalmente el Consejo de Administración haya aprobado una prórroga por la complejidad del expediente, se remitirá comunicación al denunciante acerca del curso dado a su denuncia.

NOVENA.- Confidencialidad
En el supuesto de que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos al formular la denuncia o en un momento posterior, siempre que la denuncia se hubiera realizado de buena fe y cumpliendo con las presentes Normas de uso, la tramitación de su denuncia se realizará con carácter confidencial, es decir, guardando estricto secreto y reserva sobre la identidad del denunciante.
Los datos del denunciante sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos.
Sin perjuicio de lo anterior, si como consecuencia de la investigación de una denuncia resultase evidente que esta es falsa o si el denunciante hubiera actuado con mala fe o infringiendo de manera flagrante las presentes Normas de uso, al margen de las medidas legales que pudiera adoptar Hotei al respecto, los datos del denunciante podrán ser revelados a la persona denunciada para que, si esta lo estima oportuno, pueda, a su vez, iniciar las acciones legales oportunas frente a aquél.

DÉCIMA.- Ausencia de represalias
Se prohíben expresamente las represalias, las amenazas y las coacciones contra las personas que formulen denuncias internas, incluso aquellas realizadas con mala fe, sin perjuicio de las acciones que procedan en este caso y que valore el Consejo de Administración.
Con el fin de garantizar lo anterior, todo denunciante tendrá derecho a acudir al Oficial de Gestión, al Responsable de Cumplimiento o a cualquier miembro del Consejo de Administración con el fin de obtener orientación y protección frente a las posibles represalias que pudiera estar padeciendo por el mero hecho de haber formulado una denuncia interna.

UNDÉCIMA.- Política de Privacidad
Los datos de carácter personal comunicados a través del Canal Ético serán tratados por Hotei con la única finalidad de tramitar las consultas y las denuncias internas que formulen los usuarios.
La condición de licitud del tratamiento de los datos personales se encuentra en el interés legítimo de Hotei en velar por el cumplimiento ético y normativo dentro de la organización, así como en el consentimiento de los Usuarios con respecto a sus datos identificativos cuando hayan optado por identificarse.
Los datos personales objeto de tratamiento serán todos los que se hayan comunicado a través del formulario electrónico o por correo postal, el dato de IP del equipo del Usuario en el caso de comunicaciones por vía electrónica y cualesquiera otros datos que se obtengan mediante la práctica de las pruebas admitidas por el Consejo de Administración.
Los datos se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica.
Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano de Hotei al que corresponda la investigación de los hechos denunciados con el fin de tramitar las medidas de investigación interna que resulten necesarias y, en su caso, aplicar las medidas disciplinarias, contractuales o judiciales que se consideren oportunas.
Los datos personales podrán ser comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, a otros órganos de la Administración Pública con competencias en la investigación de los hechos denunciados y a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.
Hotei se compromete a respetar la confidencialidad de los datos incluidos en el Canal Ético y a utilizarlos de acuerdo con su finalidad, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adaptar todas las medidas para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. En especial, Hotei mantendrá la confidencialidad de los datos de los Usuarios que formulen denuncias internas que decidan identificarse, impidiendo el acceso a los mismos por parte de las personas denunciadas.
Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto de que una denuncia resulte ser falsa, los Usuarios quedan informados de que sus datos podrán ser comunicados a la persona o personas denunciadas para que éstos puedan, si así lo estiman oportuno, iniciar las acciones legales que les asistan con motivo de la falsa denuncia.
Los titulares de datos de carácter personal comunicados a través del Canal Ético podrán ejercitar, con respecto a los mismos, los derechos reconocidos en normativa sobre protección de datos personales y, en particular, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, y limitación del tratamiento.
Los derechos referidos en el párrafo precedente podrán ejercitarse por cada titular mediante solicitud por correo electrónico dirigido a oficialdegestion.mhre@canal-etico.net o por correo postal ordinario dirigido a:
LEXPIRIT, S.L.P.
Oficial de Gestión del Canal Ético
HOTEI PROPERTIES GROUP SOCIMI S.A.
C/ Impresores, 20
Boadilla del Monte
28.660 - Madrid
Para el ejercicio de cualquiera de los derechos indicados, será necesario incluir en la solicitud:
a. Nombre y apellidos del interesado, fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, así como el documento acreditativo de tal representación.
b. Petición en que se concreta la solicitud.
c. Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
d. Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.
Por último, se informa a los interesados de que tienen derecho a presentar, si lo estiman oportuno, una reclamación ante la Agencia Estatal de Protección de Datos, que tiene su sede en Madrid (28.001), en la C/ Jorge Juan, núm. 6.
Para una información más completa y detallada de sus derechos se recomienda a los interesados que visiten la página web de la Agencia Española de Protección de Datos o que contacte con esta a través de su servicio de atención al ciudadano, llamando por teléfono al 901.100.099.

DUODÉCIMA.- Aceptación de las Normas de uso y de la Política de Privacidad
La utilización del Canal Ético implica la aceptación íntegra y sin reservas de ninguna clase del contenido íntegro de las presentes Normas de uso.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Qué es el canal ético?
El canal ético es un mecanismo interno de “HOTEI PROPERTIES GROUP SOCIMI S.A.” (en adelante referida como “Hotei”), que sirve para que cualquier persona pueda poner en conocimiento de ésta la posible comisión de incumplimientos, irregularidades o actos contrarios a la ley en su ámbito o en perjuicio de la organización. El Canal Ético también sirve para que las personas a las que les aplica el Código Ético y de Conducta y el resto de la normativa interna de Hotei puedan plantear las dudas que puedan tener acerca de su contenido e interpretación.

¿Se pueden formular denuncias de forma anónima?
Se recomienda que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos con el fin de que, en su caso, se puedan adoptar medidas de protección a su favor y garantizar que la formulación no conlleve para el mismo ninguna represalia. No obstante, siempre que se respeten las Normas de Uso del Canal Ético, se aporte prueba y se realicen de buena fe, también se admitirán a trámite las denuncias que se formulen de forma anónima.

¿Qué garantías tiene la persona que formule una denuncia interna?
Hotei garantiza, en primer lugar, que la tramitación de las denuncias se realizará de forma confidencial, es decir, manteniendo en secreto la identidad del denunciante, cuyos datos sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos. En segundo lugar, Hotei garantiza al denunciante que no se tomarán represalias en su contra por el simple hecho de formular una denuncia, sino todo lo contrario. La denuncia realizada de buena fe y que ponga de manifiesto cualquier irregularidad que pueda ser cometida en el ámbito de Hotei o en perjuicio de esta será siempre bienvenida. El denunciante tiene, además, el derecho de acudir al Oficial de Gestión del Canal Ético, al Responsable de cumplimiento normativo y control interno y a cualquier miembro del Consejo de Administración para que le presten protección y para que le orienten y le aconsejen sobre cómo actuar para defenderse de posibles represalias. En tercer lugar, se garantiza al denunciante que el tratamiento de su denuncia se realizará de forma profesional, por personal especializado.

¿Se puede denunciar un hecho sin tener pruebas?
Sólo pueden admitirse denuncias internas que estén fundadas en la existencia de indicios racionales de la comisión de un incumplimiento, una irregularidad o un acto ilícito y, por lo tanto, es imprescindible que estén soportadas en pruebas, preferiblemente documentales. Aunque también son admisibles las pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, es importante advertir que es esencial que las pruebas que se aporten se hayan obtenido por el denunciante de forma lícita.

¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?
Las denuncias deben ser veraces, deben realizarse de buena fe y deben cumplir con lo establecido en las Normas de uso del Canal Ético. La formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias. Hotei podrá adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe y, en el caso de denuncias falsas, podrá incluso revelar a la persona o entidad denunciada los datos de la persona que haya formulado una denuncia falsa para que aquélla pueda, si lo estima oportuno, iniciar acciones legales contra éste o ésta.

¿Se va a informar al denunciado de que existe una denuncia en su contra?
Sí. La ley exige que el denunciado tenga conocimiento de que se ha formulado una denuncia en su contra y, por lo tanto, tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones y las averiguaciones oportunas y, en todo caso, dentro del mes siguiente a la recepción de la denuncia, la empresa informará al denunciado de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados. No obstante, es importante tener en cuenta que, salvo en los casos de denuncias falsas, al denunciado no se le darán los datos identificativos del denunciante.

¿Existe algún plazo para la tramitación de una denuncia interna?
La formulación de una denuncia interna, en caso de que sea admitida a trámite, dará lugar a la apertura de un expediente encaminado al esclarecimiento del hecho o de los hechos denunciados. Según lo establecido en las Normas uso del Canal Ético, el plazo para la tramitación de dicho expediente no podrá exceder de tres (3) meses a contar desde la fecha de su apertura, salvo que excepcionalmente el Consejo de Administración haya aprobado una prórroga por la complejidad del expediente.

¿Qué consecuencias puede tener una denuncia interna si se comprueba que existen indicios racionales de un incumplimiento o de la comisión de una irregularidad o de un acto ilícito?
En tales casos, en primer lugar, Hotei adoptará con carácter inmediato todas las medidas que sean necesarias para poner fin a tales actos o para evitar que ocurran. Luego, en función de la gravedad de los hechos, la organización podrá decidir, además, iniciar las acciones legales que correspondan contra la persona o personas presuntamente responsables de los mismos, presentando querella, denuncia o demanda ante los Tribunales de Justicia, la Fiscalía o las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.

Política de Privacidad

”HOTEI PROPERTIES GROUP SOCIMI S.A.” (en adelante referida como “Hotei”), con N.I.F. A-87.846.028 y con domicilio en Madrid (28.046), Paseo de la Castellana, 102, informa a los usuarios del Canal Ético (en lo sucesivo, los “Usuarios”) de que los datos de carácter personal comunicados a través del Canal Ético serán tratados con la finalidad de gestionar tanto las consultas como las denuncias que se formulen internamente por la presunta comisión de actos contrarios a la Ley en el seno de Hotei o en perjuicio de ésta y las infracciones del Código Ético de Conducta de Hotei..

La condición de licitud del tratamiento de los datos personales se encuentra en el interés legítimo de Hotei en velar por el cumplimiento ético y normativo dentro de la organización, así como en el consentimiento de los Usuarios con respecto a sus datos identificativos cuando hayan optado por identificarse.

Los datos personales objeto de tratamiento serán los incluidos en el formulario o los comunicados por correo, el dato de IP del equipo del Usuario y los datos que se obtengan a partir de la práctica de los medios de prueba admitidos por el Consejo de Administración.

Los datos se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica.

Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano de Hotei al que corresponda la investigación de los hechos denunciados con el fin de tramitar las medidas de investigación interna que resulten necesarias y, en su caso, aplicar las medidas disciplinarias, contractuales o judiciales que se consideren oportunas.

Los datos personales podrán ser comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, a otros órganos de la Administración Pública con competencias en la investigación de los hechos denunciados y a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.

Hotei se compromete a respetar la confidencialidad de los datos incluidos en el Canal Ético y a utilizarlos de acuerdo con su finalidad, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adaptar todas las medidas para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. En especial, de conformidad con lo regulado en las normas Novena y Undécima de las Normas de uso del Canal Ético, Hotei mantendrá la confidencialidad de los datos de los Usuarios que formulen denuncias internas, impidiendo el acceso a los mismos por parte de las personas denunciadas.

Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto de que una denuncia resulte ser falsa, los Usuarios quedan informados de que sus datos podrán ser comunicados a la persona o personas denunciadas para que éstos puedan, si así lo estiman oportuno, iniciar las acciones legales que les asistan con motivo de la falsa denuncia.

Los titulares de datos de carácter personal comunicados a través del Canal Ético podrán ejercitar, con respecto a los mismos, los derechos reconocidos en normativa sobre protección de datos personales y, en particular, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, y limitación del tratamiento.

Los derechos referidos en el párrafo precedente podrán ejercitarse por cada titular mediante solicitud por correo electrónico dirigido a oficialdegestion.mhre@canal-etico.net o por correo postal ordinario dirigido a:

LEXPIRIT, S.L.P.
Oficial de Gestión del Canal Ético
HOTEI PROPERTIES GROUP SOCIMI S.A.
C/ Impresores, 20
Boadilla del Monte
28.660 - Madrid

Se informa tanto a los Usuarios como al resto de titulares de datos de carácter personal incluidos en el “Canal Ético” que LEXPIRIT, S.L.P. es una consultoría legal externa de Hotei que ostenta la condición de encargada del tratamiento de los datos del citado Canal Ético y que tiene encomendado atender, por cuenta de Hotei, las solicitudes de ejercicio de sus derechos por los afectados.

Para el ejercicio de cualquiera de los derechos indicados, será necesario incluir en la solicitud:

a. Nombre y apellidos del interesado, fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, así como el documento acreditativo de tal representación.

b. Petición en que se concreta la solicitud.

c. Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante

d. Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.

Por último, se informa a los interesados de que tienen derecho a presentar, si lo estiman oportuno, una reclamación ante la Agencia Estatal de Protección de Datos, que tiene su sede en Madrid (28.001), en la C/ Jorge Juan, núm. 6.

Para una información más completa y detallada de sus derechos se recomienda a los interesados que visiten la página web de la Agencia Española de Protección de Datos o que contacte con esta a través de su servicio de atención al ciudadano, llamando por teléfono al 901.100.099.